メールソフト内のサブフォルダはいくつくらいが適当か？

こんにちは。辻井洋行です。

メールソフトの中の整理整頓をしたくて、何年か前からサブフォルダを設定して、対応を終えたものから移動させて、受信フォルダがなるべく空になるようにしてきました。

そのやり方は、仕事の進捗を確認する上で有効なのですが、最近困っていたのは、サブフォルダの多さです。小分けにしようとしすぎて、西部フォルダの数が知らないうちに30個を越えていました。

そうなってしまうとメールの移動先のサブフォルダを探すために、画面をスクロールして探すことになり、手間が掛かるようになってしまいました。

また、小分けに過ぎると幾つかのフォルダにまたがる案件の時、特に、複数の方々との同報メールの分類に苦慮することになります。

そこで、一念発起して、サブフォルダをマージして、10個削り、20個にまで減らしてみました。フォルダによっては、かなり大雑把にメールを割り当てることになるのですが、まあ、それを開いて検索を掛ければこと足ります。また、どのサブフォルダにしまったのかが分からなくなっても「全受信」フォルダで検索を掛ければ、キーワードで引っ張って来てくれます。

もう少し工夫して、15個くらいのサブフォルダへ絞り込みたいと思います。

写真はプノンペンのカプチーノ