メールの返信は端的にスピーディにをモットーとしよう

こんにちは。辻井洋行です。

今回は、返答内容が決まっているメールはさっさと出してしまおうということについて書きたいと思います。 毎日忙しい時間を過ごしてると、効率的な時間の使い方や生産性の高め方について関心を持つことになります。返答待ちのメールがどんどんとたまっていけば、その数に圧倒されて、いやになってしまいますよね。

生産的な仕事の方法について、これまでいくつかの本を読んできました。共通して書いてあったのは、頭のクリアな午前中に創造性の必要な仕事をあて、事務作業は午後に持っていくという考え方です。 メールの返事は午後な最後に回すべきだという主張がよく見られます。

メールは、いつ返事を書いてもいいような気がしますが、内容によっては、相手がで身近な回答を求めていることがあります。そういうものについては、午前中の時間であっても、30秒とか1分間のすきま時間を使ってどんどんと片付けてしまいます。

手紙もメールも共通していることは、返事を出すまでの時間が長くかかればかかるほど、何か立派な長い文章を返さなければならないような気持ちになってしまうことです。しかし相手方は、そんな長いものを辞めたいわけではなく、 端的な回答を求めていることがほとんどです。

そうであれば、電子メールも、なるべく端的に返事してしまえば、それが相手の要望を叶えるということになります。

最近、メールを書くときも、私はスマホから音声入力で文面を書くこと多いので、作文の時間がとても短いです。ただ音声入力の場合は、誤植が起こることが多いため、推敲はとても大事になります。はじめに宛先を書き、最後に名前を書くというフォーマットをあらかじめ決めておけば、中身を書くだけで済みます。相手によっては、「こちらこそお世話になります。」「引き続きよろしくお願いいたします。」という定型文が必要になることもありますが、それも予めメールに組み込んでおけば、毎回書く必要はなくなります。

おそらくテキストメッセージでやりとりできるのが、最も効率的なのですが、 相手によっては、なかなかビジネスの作法が許さないことがあるでしょう。ただ、そういった文面の文化も、徐々に変わっていくはずです。以前は、手紙が当たり前であり、そのうち、FAXになって、電子メールになりました。

電子メールは、軽やかな取り回しがとても大切と思います。私が尊敬する経営者から教えてもらった言葉に次のものがあります。「信頼度はスピードである」僕はアイスホッケーの 経験はありませんが、あのパックの受け渡しのスピード感で、あのて済むようなタイミングで、言葉をやり取りしながら仕事が進めば、きっとやりたいことの実現は、どんどんと近づいてくるはずですよね。