メールボックスを毎日空にしてから仕事を終える習慣で情報を扱う負荷を下げて思考の精度を上げて行こう。

こんにちは。辻井洋行です。

1日が終わる頃には、電子メールの受信箱が空になるように心がけています。受信箱が空になるということは、その日の業務確認がすべて終えるということです。メールの受信箱を空にするには、その前提として全てに目を通している必要があるし、返信を終えていないといけません。メールの返信までにいくらか日が開いてしまうものについては、保留箱を作って入れておくと良いでしょう。

読み終えたメールで、保存しておく必要があるものは、フォルダを作ってそこに入れておきます。職場の中にも様々な部署があります。その部署ごとにフォルダを作るという手がありますが、部署を超えた用途別の分類が必要なこともあります。僕は主に用途別にフォルダを分けているので、いくつかのメールは、いくつかの部署の人たちが関わる内容になっています。

メールボックスの中は、デスクの上と同じで、雑然としていると、見落としをして、 必要な返信をし損なってしまうようなことが起こりがちです。机の上もパソコンのデスクトップも、雑然としている方がリラックスできるし、仕事の効率も高いという人がいますが、そのような雑然とした状況で生産性をあげられる人は一握りでしょう。僕のような、 整理整頓をしたほうが、情報の出し入れが円滑になり、仕事を前進させやすくなります。

そのための基本的な作業が、 受信箱を就業時には空にしてしまうということです。 また、 放っておいても読みもしないようなメールは、 さっさと捨ててしまうか、特別に取り置くためのフォルダを作ってそこに入れてしまうのが良いでしょう。ただし、 取り置くメールのサイズが大きくなると、メールサーバーに負担がかかり、必要なメールの検索に余計な時間がかかってしまいます。 従って僕の場合は、いろんなホームページの利用者登録の時に現れるメールマガジンへの誘いは、なるべく断るようにしているし、間違って入ってくる場合には、配信停止の申請をなるべく早くするようにしています。

このような工夫により、メールアプリを開いた時に、自分自身の思考に与える負荷を下げ、 必要な情報を取捨選択する 精度を高く維持することができるようになります。 情報は、必要なものが、必要な部分だけあれば良いものです。正しい情報を減らしすぎると、必要なものを手に入る損ねることがあります。ですから、 必要な情報について、毎日のように判断を行い、常に更新をかけることにより、最適化を行うことが、いい仕事をするためには必要であると思うのです。

（今回も、全文、音声入力で書きました。）