ファイルをメール添付で送り編集して返送するを繰り返すのはもう止めにしたい。

こんにちは。辻井洋行です。

Microsoft 365を使うことに使うようになってから、ファイルの共有がとても簡単になりました。

SharePointというクラウドサービスを使えば、そのファイルの共有先をメールアドレスで指定できます。そのファイルを開くには、指定したメールアドレスと相手自身しか知らないパスワードを使わなければ開くことができないので、意図した相手とだけ内容を共有することができるようになっています。

以前は、秘密のファイルを送りたいときには、ファイル自身にパスワードをかけ、それをメールで発送した後に、わざわざ別のメールでパスワードを相手に知らせるという時間の手間のかかる作業をしていました。シェアポイントが導入されたので、この辺の作業が、断然簡単になり、以前と同じだけのセキュリティーを保つことができています。

また、このファイル共有機能では、指定した相手が「表示できる」モードと「編集できる」モードを使い分けることができます。なれない相手とこれを使うと、大抵「表示できる」モードで、共有されてきてしまうので、相手に編集権限をくれるようにメールを送ることになってしまうことが多々あります。これについては、経験を積む中で解消していくことでしょう。

この辺の使い方をマスターしていくと、ファイルの共有や、共有したファイルを共同で編集していくといった作業が簡単に進められるようになります。知的作業に集中することができ、ファイルをやり取りする単純作業から解放されるのが何よりのメリットでしょう。

この辺のファイルの共有は、DropboxやGoogleドライブでも同じように行うことができるので、まだ使ったことのない人は試してみてくださいね。